下記にあります 【投稿メーリングリストはいかがですか(2)？(16/4/16)ver3.5】【投稿メーリングリストはいかがですか(1)？(16/4/7)ver3.4】 を把握されていません場合は、まずそちらをご覧ください。
ver3.5以降の機能は、当掲示板購入されました方に提供する予定です。
【管理人専用のメーリングリストはいかがですか(3)？(16/4/28)ver3.7】
●管理人用メーリングリストのすすめ<最終章>●
[注意] sendmail機能がないプロバイダは、メーリングリストは利用できません
前回のバージョン3.5は、ほぼ間違いの起こらないメーリングリストの機能を追加しました。
その後、メーリングリスト機能を利用してなにか他の利用方法がないかと検討していました。
複数の方に同じ情報をメール送信ができるので、会員登録されているあるグループの仲間を一覧表示して、メールしたい方を選択したメーリングリストが利用できるのではと考えました。
今回の機能は、管理人専用のメーリングリストになりました。(入室は管理人のみを想定しています)
ほとんどの方は、社会人ですと、仕事上で関係している方、会社の同僚、家族・親戚、趣味の仲間が、学生さんでしたら、学級の仲間、クラブの仲間、家族・親戚などがいます。
たとえば、会社の同僚の誰と誰にこの情報を伝えたいという場面があります。
または、クラブの仲間全員に伝えたいということがあるかもしれません。
今回は、会員登録されている方で、あるグループ(分類)の誰々にメールするか選択して一括メールをする機能を付けました。
貼付ファイルのメール送信は出来ませんのでご了承ください。
当掲示板では、1つの掲示板で100人の会員を登録できますので、管理人さんの知り合いの方を登録してください。
その際に、会員ＩＤの先頭2〜5文字のいずれかを決定し、仲間を同じグループ(分類)の名前とします。
会員ＩＤは８文字です。(以前は6文字)
たとえば、先頭5文字をグループ(分類)に関するものとし、残り３文字で識別番号を付けます。
例題としてある大学の太郎講師が２つの研究室（ロボット研究室、Ｌｉｎｕｘ研究室)を受け持っていたと仮定して説明します。
(以下の説明でグループは分類と同じ意味とします。)
ロボット研究室には、学生Ａ、Ｃ、Ｄ、Ｌｉｎｕｘ研究室には、学生Ｂ、Ｅが在籍しており、会員ＩＤをそれぞれ、、Robot001(Ａ)、Robot011(Ｃ)、Robot021(Ｄ)、Linux011(Ｂ)、Linux021(Ｅ)を設定して登録されているとします。
会員ＩＤの先頭5文字を見れば、だれがどの研究室に所属しているかわかります。
Ｃは、Robot011なのでロボット研究室、Ｅは、Linux021なのでＬｉｎｕｘ研究室と判断できます。
グループ名は、わかりやすい名前にしてください。
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まず、管理用メーリングリストにするには、[用途]のＭＬ(管理用)をチェックしグループ(分類)の文字数(この場合は５文字)を選択して[書込]ボタンを押します。また、会員のパスワードは管理人専用なのですべて同じでも構いません。 sendmail機能がない場合は、[用途]の部分は表示されません。 |
会員ＩＤで並べ替え(昇順)しました。会員ＩＤ先頭５文字でどの分類か分かります。 |
明日に、ロボット研究室で授業が予定されていましたが、急遽用事が出来て休講にして自習にすることを伝えたいとします。
まず、入室画面で、ＩＤ先頭5文字のグループ(分類)の種類を表示しますので、どの研究室の学生にメールするか選択します。 グループの表示順は、昇順(小→大)です。
ロボット研の学生に伝えたい場合は、Robotをチェックし、管理人のパスワードで入室します。
メール送信元のアドレスは、[管理項目設定画面]の管理人のメールアドレスになります。
総管理者のパスワードで入室した場合は、servernameset.cgiで設定したアドレスになります
タイトル・コメント枠の下に、Robot研の学生の一覧を表示します。
タイトルはメールの題名、コメントはメールの内容に相当します。
メール内容を書き終えますと、必要であれば自分宛にメール送信して確認(説明はVer3.5を参照)し、問題がない場合はメールしたい該当学生をチェックし(全員の場合は全員の項目にチェック)、そして[送信先]の下記チェック項目にチェックして、[書込]ボタンを押しますと、該当学生にメール送信されます。
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| 入室画面で、Robot研を選択しますと、タイトル・コメント枠の下に[メーリング]項目行と[分類 Robot]の学生の一覧表示します。(この場合は、Ａ、Ｃ、Ｄが表示) | タイトルはメールの題名に、コメントはメールの内容に対応します。必要であれば自分宛にメール送信し問題なければ、[送信先]の下記チェックを選択、表示されている学生全員にメール送信したい場合は全員の項目にチェックし[書込]ボタンを押します。 | [書込]ボタンを押しましたら、該当者にメール送信され【完了】【書込番号】【メールは選択者に送信されました】が表示されます。 | 学生に届いたメールです。送信元のアドレスは、入室のパスワードが管理人の場合は、管理項目設定画面の管理人のメールアドレスで、総管理人の場合は、servernameset.cgiで設定したメールアドレスになります。 |
全員のチェックと個別のチェックは、全員のチェックが優先されて、個別のチェックがされていなくても、全員に送信されます。
同様にLinux研究室の学生にメール送信する場合は、入室画面でLinuxにチェックして入室してください。
２つともチェックして入室しますと、分類Linux研とRobot研の一覧を表示します。
送信先を間違いなければ、２つともチェックしても構いません。
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| ２つともチェックして入室しますと、分類Linux研とRobot研の一覧を表示します。 | グループ(分類)をチェックせずに入室しますと、メールする対象がないため送信不可能になります。 | 掲示板の返信は、タイトルがないため送信不可能です。★★返信でメール送信はできません★★が表示されます。 |
例での説明は、２つのグループでしたが、多数ありますとグループを絞って入室するほうが賢明です。
グループ(分類)をチェックせずに入室しますと、メール送信ができません。
掲示板の返信ですが、返信投稿はタイトル部分がないのでメール送信はできません。
返信は、メールに関することを明記する用途に利用してください。
例の場合は、提出されたレポードに関することを書いておけばあとで確認できます。
また、管理モードになると何時、誰にメール送信したかを確認できます。(操作方法は、ver3.5の説明を参照してください。)
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| 親投稿のメールに関するレボートに関する評価を明記しておけば、後で確認できます。 | 管理モードになると何時、誰にメール送信したかを確認できます。 |
ここでの説明は研究室の場面で説明しましたが、いろいろな場面で、あるグループの誰々に伝えたいということが起こります。
掲示板ですので時系列にメール送信内容を確認できますので確認が容易です。
１つの掲示板を用意し管理人用メーリングリストにすれば簡単に複数の会員にメール送信することができます。
【投稿メーリングリストはいかがですか(2)？(16/4/16)ver3.5】
●メーリングリストにひそむ思わぬ落とし穴<序章>●
前回のバージョン3.4で、当掲示板でメーリングリストもどきの機能を紹介しました。
前回でメーリングリストの基本的な機能は網羅されています。
メーリングリストとは何か把握されていない場合は、「メーリングリストとは」を参照してください。
ところで、現在のメーリングリストには、魔の手がひそんでいることをご存知でしょうか？
しかし、前回のバージョン3.4では、メーリングリストにひそむ(又はひそんでいる) 魔の手の回避 する機能はありませんでした。
怠惰な当方としても、この点が気になっていて、この際魔の手を回避して完璧とはいきませんがほぼ近い水準までにしたいと考えました。
現在のメーリングリストは 人間は間違うものではないという考えからこのメーリングリストは成り立っています。
「絶対間違いのない操作をすればメーリングリストは快適に活用できますよ」ということです。
メーリングリストは、特別に設定された共通のメールアドレス宛にメールすると登録された方に一括送信されます。
届いたメールの送信元のアドレスは、共通のメールアドレス(送信者個人のアドレスではない)となっていますので、このメールに返信をしますと登録者全員に送信されます。
つまり、「メーリングリストの返信をしたら登録者全員に届く」ということです。
詳しく説明しますと、会員3人として、Ｂ (bbbb@cgi-c.com)、Ｃ (cccc@cgi-c.com)、Ｄ (dddd@cgi-c.com)、共通アドレスを mailing@cgi-c.com とします。
Ｂ(bbbb@cgi-c.com) が、共通アドレス mailing@cgi-c.com にメールしますと、Ｂ、Ｃ、Ｄに、送信元mailing@cgi-c.com としてメールされます。 Ｃが、その届いたメールに返信する（送信先 mailling@cgi-c.com）と、返信内容が Ｂ、Ｃ、Ｄに、送信元mailling@cgi-c.com としてメールされます。 すなわち、メールの送信元は、送信者個人のアドレスではなく共通アドレスmailling@cgi-c.comです。
もし、ＣがＢに個人的なメールを出したい場合は、宛先を bbbb@cgi-c.com に変更して送信しなければなりません。
Ｃが間違って、普通のメールの返信と同じ感覚操作でメール(メール先mailling@cgi-c.com)したら、個人的な内容が、Ｂ、Ｃ、Ｄに届いてしまいます。
メーリングリストの構造を十分把握して間違いなければ問題ありません。
しかし、普段は十分注意しても、メールするときの状況で うっかり間違う があります。
その うっかり が、取り返しのつかない状況になる可能性があります。
結果的に自分から進んで自分の個人情報を流してしまうということです。
受け取る方も、身知らぬ人の個人情報を見ても苦笑するのみです。
これが、仕事上のメーリングリストであれば悲劇な結果になりかねません。
(第三者は、うっかりが悪いですませますが・・)
当方は、以前に２つのメーリングリストに参加していました。
2つとも登録者の中で数人は面識がありますが、ほとんど面識がありません。
この２つとも、ときどき見も知らぬ方からメーリングリストで個人的な内容が届き「やったなぁ｝と苦笑しています。
その後、間違いであるというお詫びのメールが届きます。
当方も一度やってしまい、内容はたいして重要なものではなかったのですが、自分の愚かさに１日は立ち直れなかったことを記憶しています。
間違って送信した方が悪いと一般的には考えますが、頻繁に起こる物ではないものの、そのような危険と隣り合わせの道具(ツール)を提供しているほうも考えなければならないと考えます。
いままでは、このようなメーリングリストしかないので仕方なく利用している方もいるかもしれません。
または、無料だから安易に利用しているかもしれません。
返信のない一方通行のメールマガジンとかでしたら最高の道具(ツール)でしょう。
仲間のメーリングリストであればごめんですみますが、面識のない方がいるメーリングリストではごめんではすみません。
メーリングリストは、便利ですがちょっとした間違いから悲惨なものとなり、その代償は大きいものです。
大切なものはメーリングリストを利用しなければいいのではと考えますが、他に同じようなものがあるのでしたら問題ないのですが、現状では利用するしかありません。
また、メールは内容を十分注意していても、誤字・脱字があり後悔することもしばしばです。
皆様もほとんどの方が経験しているのではないでしょうか？
●メーリングリスト機能を追加したBBSの開発<本題>●
これらのことを踏まえて、人間は間違うという観点から、間違いのないメールを届くようにするための機能をアップしました。
また、当システムを利用すれば、メーリングリスト用の共通アドレスではなく、送信元は送信者個人のアドレスなので安心して返信できます。(そもそも、共通アドレスなどは存在しません)
基本は、まず自分宛にメールして誤字・脱字・内容に間違いないか確認してから、登録者に一括メールするというものです。
また、管理人は、個々のメールで、誰が、何時、誰に、どのメールアドレスで、どの内容で送ったかを閲覧することができますので、問い合せに対応できます。
メーリングリストを利用する場合は、管理項目設定画面の２画面＜＜２／２ 会員情報登録＞＞で、会員ＩＤ・会員パスワードをチェックし、[用途]のメーリングリストをチェックして[書込]ボタンを押します。
[注]・メーリングリスト利用の場合は、会員ＩＤ・会員パスワード認証が必要です。
・sendmail機能がないプロバイダの場合は、[用途]の項目は表示しません。
メーリングリストの設定を完了しますと、投稿画面のコメントの下の部分に[メーリング]の項目が追加されます。
●具体的な機能の紹介●
メーリングリストの機能は、3通りあります。
(1)送信しない ・・・ 送信しないをチェックして書込ボタンを押す
投稿内容を送信しません。
これは、メールの返信で登録者にメールを送信する必要がない場合に利用します。
たとえば、宴会案内のメーリングリストがあり、参加・不参加は掲示板の返信を利用して書いておけばよい場合はメールを送信する必要はありません。
投稿者は、掲示板を閲覧することにより参加・不参加を知ることになります。
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まずは、[メーリングリスト][送信先]の送信なしをチェックして投稿してみましょう！ 投稿時に、 【投稿番号】【メールは投稿されていません】 と表示され送信していないことが確認されます。 メールを送信する必要がない返信とかもこのモードで事足ります。 修正する場合は、[修正]ボタンが表示されますので簡単に修正できます。 |
(2)自分宛(テスト)[アドレス] ・・・ 自分宛をチェックして書込ボタンを押す
投稿の場合は、まず、投稿内容を自分宛にメールを送信しメール内容を確認し、問題のないメールになるまで繰り返します。
まだ、未完了状態です。
投稿内容の修正は、[修正]ボタンを押せば簡単にできます。
自分宛のメールなので何度でも間違っても他の方には影響ありません。
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[メーリングリスト][送信先]の自分宛にチェックし、書込ボタンを押しますと、 【未完】【投稿番号】【メールは自分宛[アドレス表示]に送信されました】 と表示し自分宛に送信します。 問題がなくなるまで何回も修正が可能です。 |
自分から自分に送信しています。 届いたメールを確認し、問題ないかチェックします。 メール内容のトップの題名の横に、【自分宛(テスト)】と表示されますので、まだ完了していないことがわかります。 |
(3)ＭＬ登録者 ・・・ ＭＬ登録者をチェックして書込ボタンを押す
(2)で問題ない場合は、登録者に一括メールを送信します。 送信完了状態です。
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[メーリングリスト][送信先]のＭＬ登録者にチェックし、書込ボタンを押しますと、 【完了】【投稿番号】【メールはＭＬ登録者に送信されました】 と表示しＭＬ登録者に送信し完了します。 |
ＭＬ登録者にメールが届きます。 (上図は一例です) |
以上の機能を利用すれば、間違いのない内容のメールが一括送信できますので安心して利用できます。
例の場合で、花見に参加できない場合は、宴会委員長に届いたメールから返信するか、掲示板の名前の横にありますアイコン
を選択してメールできます。ここでは、メーリングリストの共通アドレスというものはなく、届いたメールの送信元のアドレスは、発信者のアドレスなので、通常のメールの返信と同じでメール先を考えることは全く必要がありません。
また、管理人は管理モードになりますと、
[メール先一覧]を表示しますので、チェックして[書込]ボタンを押しますと、個々のメールで、誰が、何時、誰に、どのメールアドレスで、どの内容で送ったかを簡単に閲覧することができ、投稿メーリングリストに関するすべての内容を把握できます。
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管理人は管理モードになり、[メール先一覧]のボタンですべての投稿のメール送信履歴を閲覧することができます。 画面に タイトルとコメントが必要です。書込みできません。 と表示されますが無視してかまいません。 |
これは、個々の投稿に関する送信履歴です。 管理モードになると、各投稿の内容表示の最後に  という文字が表示しますのでここをクリックしますと別画面で、その内容のみの情報を表示します。 |
それは、インターネット上のトラブルで届かなかったりすることも考えられるからです。 また、過去に、数ヶ月かかってメールが届いたということも経験しています。 画像等の添付ファイルは、送信できません。掲示板で参照することになります。 御了承ください。 |
●まとめ●
当システムは、
・登録者に一括にメールを送信(メーリングリスト機能)する場合は、掲示板に投稿をする。
一括送信する前にチェック機能があるので、ほぼ誤字・脱字がないメールを出せる。
・送信者に返信する場合は、メーリングリストで届いたメールで直接返信してもかまわない。
個人情報を間違って登録者に一括送信することがない。[重要]
・管理人は送信したメールの履歴をすべて把握できる。
となります。
【メーリングリストに関して】
メーリングリストは、情報を複数の方に一括して伝えるという手段として非常に有効です。
意思統一の面でも、迅速に伝えられますのでなくてはならないものです。
返信が必要なメールでも、十分気をつけて返信すれば問題ないと思います。
でも、十分気をつけても間違うのが人間です。
ですので、間違うということを前提にして機械・製品が作られています。
しかし今のメーリングリストは、構造上は間違いの対処が出来ません。
無防備状態なのです。
間違わないことを期待して利用してくださいというしかありません。
利用方法も多種多様で老若男女だれでも利用できます。
つまり、初心者から精通者まで利用出来るということです。
いままで、
・今何をしようとしていたか忘れたことはありませんか？
・目の前に目的の物があるのにそこらじゅう探したことはありませんか？
これらは、だれでも起こることです。
メーリングリストに関しても、絶対間違わないで利用できると誰が言えるでしょうか？
当方も、一度、個人宛のメールをメーリングリストに流してしまいそのときの、メールした方に対しての申し訳なさ(スパムメールに近い)・戸惑い・自責の念は今でもよみがえってきます。
起こりえる間違いの回避ができる道具があるのであればそれを利用するのが賢明といえます。
今回の機能で、限りなく間違いを回避できると考えています。
その上、頻繁に起こる誤字・脱字も回避できるとなれば利用価値はあると思います。
これを機会に、当掲示板を利用してみてはいかがでしょうか？
【投稿メーリングリストはいかがですか(1)？(16/4/7)ver3.4】
当掲示板でメーリングリストをしてみませんか？
一般的にメーリングリストとは「一通のメールが複数の人に届く仕組み」とされています。
今回の機能はメーリングリストと同じ機能で当掲示板の投稿で複数の人に届く仕組みになります。
一応、掲示板の投稿の場合は 投稿メーリングリスト の名前で説明します。
通常のメーリングリストでの場合と投稿メーリングリストの場合をくらべますと、私的の考えですが、まったく状況が違います。
【メーリングリストの場合】
・メールの内容が断片的で古い内容は何がなんだかわからない。
・メーリングリストの古いメールを探すときに面倒なときがある。
・メーリングリストのメールを保存していなければ内容がわからないので管理が大変。
【投稿メーリングリストの場合】
・掲示板には、メールに届いたすべての内容が時系列に表示されているので全体像が把握できる。
・メールが届いたときは、投稿があったというくらいの感覚でよく、メールで内容を見て重大でない場合は掲示板で確認する必要がない。
・届いたメールは破棄しても困らない。いざとなったら、掲示板を見ればよい。
いままでメーリングリストを利用しています場合は、メーリングリストは便利であっても管理が大変で古いメールはそのままにしているのではないでしょうか？
仕事上でメーリングリストを利用している場合は、古いメールを破棄するわけもいかず、また昔のメールを探すのにどれほどの時間をかけるでしょうか？
例えば、探すのに10分かかった場合でも累積すると何時間相当になりかなりの損失になります。
投稿メーリングリストは、掲示板で内容を見ればよいので探す時間も短縮できますし、なんといっても全体が把握できますので内容の漏れがありません。
メーリングリストは、複数の人に同じ情報を伝えようとする場合に有用です。
一例をあげますと、
・宴会などのお知らせ、同じ趣味の仲間での情報交換
・会社での会議の内容、行事のお知らせ
・製品の案内、トラブル等の対応のお知らせ
・技術的な論議をする
・学校での休講のお知らせ
・会社のお客さんにお知らせ
など、複数の人に同じ情報をお知らせしたい場合で多岐多様になります。
実際にメーリングリストを利用しようとしますと、メーリングリストを提供しているサイトに登録し、無料であればメールに広告がついていることが多いと思われます。
投稿メーリングリストにするには、１つの掲示板を用意し、会員ＩＤの先頭２文字に ML と設定すれば投稿内容がその会員にメールが届きます。 これだけです。
用途によりパスワード掲示板にすれば、会員として登録された方以外は掲示板の閲覧はできませんので、機密性が保たれます。
また、投稿メーリングリストということではなく、通常の掲示板でだれでも投稿したらメールしてほしいという場合も利用できます。
いままでメーリングリストを体験されました方は、投稿メーリングリストにすればこの違いを実感できると思います。
【利用方法】
管理項目設定画面の会員登録で、会員IDは6文字で先頭２文字に ML と設定し、残り４文字は個人の識別の英数字を設定してください。(例 ML0011、ML0021)
たったこれだけの作業で投稿メーリングリストができます。
条件として、会員IDとパスワードのチェックをする方法のパスワード掲示板にする必要があります。
会員は100人まで登録できます。
ただ、投稿したらメールしますので修正してもメールします。
通常の掲示板とは違い細心の注意が必要です。
仲間内では許されますが、仕事上の場合は間違いなく一度で投稿しないとなりません。
その点は御了承の上利用してください。
一度、掲示板ではなくメールソフトで自分宛てにメールして間違いないか確認し、コピー＆ペーストで掲示板に投稿したほうがよい場合があります。
(注)サーバが sendmail機能 をサポートしていない場合はご利用できません。
会員ID先頭２文字 ML は投稿メーリングリスト専用ですので投稿メーリングリスト以外では使用しないでください。
[管理項目設定の会員情報設定画面]で会員を登録します。会員IDの先頭2文字は ML なので投稿時に会員先にメールします。ML以外の場合は会員登録されていてもメールしません。
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また、メールから掲示板にジャンプしたい場合は、メールの上方に掲示板のリンク先がありますのでクリックすれば簡単に飛べます。(試用版はリンク先は表示しません)
投稿画面では、誰にメールしたかの一覧を表示しています。データとして保存していませんので一時的に表示するだけで後日に見ることはできません。今後の検討課題です。
仲間同士で投稿メーリングリストをしたい場合は、バスワード掲示板にすれば機密性も保たれ荒らしもこないので安心です。
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